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Domande Generiche

ISTRUZIONI:

Prima di procedere con gli aggiornamenti, è consigliabile effettuare una copia archivi su una chiavetta usb esterna.

Una volta fatta la copia possiamo procedere a scaricare il File eseguibile per aggiornare il Ns software.

- Per scaricare l'aggiornamento vi basterà premere il pulsante "A" dal rack giornaliero, si aprirà una finestra dove vi verrà chiesto di salvare il file di aggiornamento, selezionate il Desktop in modo da poterlo ritrovare facilmente (il file di aggiornamento si chiama "Aggiov32.exe"). Una volta completato il download dovrete chiudere il programma Hotel2000 da tutte le postazioni e una volta fatto ciò potrete andare ad avviare il file scaricato.

A questo punto andrete avanti fino al completamento dell'installazione che può richiedere anche un paio di minuti.

Ultimata l'installazione dovrete avviare la Manutenzione (icona con le 2 chiavi inglesi incrociate), che aggiornerà le versione dei DB. Una volta terminato potete riaprire hotel2000 e continuare il vostro lavoro.

N.B. Questa procedura è da effettuare su ogni Client (PC) dove vi è installata una postazione di Hotel2000.

N.B. Nel caso in cui foste in possesso di un server con collegamento Terminal, sarà necessario effettuare questa procedura solo direttamente sul Terminal Server stesso.

Per inserire una PS di gruppo premere il pulsante destro del mouse sopra la prenotazione del capogruppo e selezionare la voce “PS”. Inserire negli appositi campi i dati del capogruppo, abilitare l’opzione “Capo Gruppo” e premere il pulsante [Registra]. Il programma a questo punto propone il seguente messaggio: “Vuoi registrare il resto del gruppo?”, rispondere [Si] per poter continuare con l’inserimento del gruppo e nella schermata successiva scegliere l’opzione [Lista Manuale]. Ora, per ogni componente del gruppo inserire i dati richiesti nella schermata, selezionare la camera in cui il componente alloggia e premere [Registra].

Per modificare una schedina già inserita selezionare PS->Modifiche, inserire il cognome del capofamiglia, nell’apposito campo “Cognome”, e premere [INVIO], apportare la modifica desiderata e premere il pulsante [Registra].

Per inserire una prenotazione di gruppo occorre selezionare il menù: Bureau-Prenotazioni-Inserimento-Gruppo.

prenotazione di gruppo 1

 

Nella schermata che appare compilare Arrivo e Partenza. Nel campo Gruppo inserire il nome che si vuole assegnare al gruppo; scegliere il Trattamento Giornaliero e assegnare un Listino dal relativo menù a tendina. Se il gruppo non è di privati ma relativo a una ditta o agenzia alla quale poi fatturerete, selezionare dal menù Agenzie o Ditte l’intestazione alla quale andrete a fatturare il gruppo.

inserimento di gruppo 2

 

A questo punto si deve procedere assegnando le camere, ci sono tre modi:

  1. Assegnazione “Per Tipo di Camera”
  2. Assegnazione “Per Camere Complessive”
  3. Assegnazione manuale

Assegnazione per Tipo di Camera: nell’apposito menù “Assegna Camere” è sufficiente inserire il valore “Totale Persone” e indicare, nella tabellina a fianco, il numero di camere per tipologia che s’intendono impegnare. Infine cliccare su [Assegna].

inserimento di gruppo 3

 

Assegnazione per Camere Complessive: scegliere l’opzione “Per camere complessive” dal menù “Assegna Camere” , inserire il valore in “Totale Persone” e il valore in “Totale Camere”. Infine cliccare su [Assegna].

ins di gruppo 4

 

Assegnazione manuale:  è sufficiente inserire, nella tabella riportata nella parte bassa della maschera, per ogni camera che s’intende occupare: il numero degli ospiti a prezzo intero, inserendolo sotto la colonna Int; la percentuale di sconto di ogni ospite scontato, inserendolo sotto le colonne Sc1%, Sc2%, Sc3%, Sc4%; il prezzo giornaliero di eventuali ospiti a forfait, inserendolo sotto le colonne Forf. 1, Forf. 2.

Prenotazione di gruppo 5

Per annullare un documento emesso,  bisogna entrare in Bureau > contabilità > chiusure, oppure da rack giornaliero, premere l’icona [F11]

Successivamente cliccare il tasto [chiusure] e inserire la password dell’utente principale quando viene richiesta, a questo punto vengono mostrate tutte le liste riepilogative della giornata.

Selezionando “lista documenti” verranno visualizzati tutti i documenti emessi nella giornata e per poterli annullare  basta cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga in questione ed apparirà la voce [annulla].

Cliccando [annulla] il documento verrà evidenziato di rosso e gli importi risulteranno azzerati.

N.B. Se dalla manutenzione è abilitato il salvataggio delle schede cancellate e anche il loro ripristino, il programma chiede se si vogliono ripristinare le schede collegate al conto, rispondendo [si] la prenotazione del cliente verrà reinserita nel quadro di Hotel2000.

Per emettere una nota di accredito premere il tasto “Conto passante” dal “Rack Giornaliero”, identificato con l’icona “F10” (oppure selezionare: Bureau > Contabilità > Conto passante). Si aprirà la seguente maschera, selezionare in basso a destra il reparto desiderato e abilitare i flag “Prezzo libero” - “Descrizione libera”.

come emettere note di credito su hotel2000

Inserire come prezzo libero l’importo da stornare (in positivo quindi senza il meno), come descrizione libera il testo che dovrà comparire sul documento fiscale, digitare una lettera qualsiasi all’interno della casella “Q.ta codice” e premere il tasto “Conto passante” per passare alla schermata successiva.

nota di credito hotel2000

Abilitare il flag “Nota di accredito”, inserire i dati relativi all’intestazione del cliente e/o Ditte-Agenzie, inserire eventualmente una descrizione aggiuntiva che verrà riportata nel documento fiscale e premere il tasto “Visualizza” per passare alla schermata successiva.

note di credito su hotel2000

Selezionare il tipo di pagamento e premere il tasto “Stampa” per procedere con la stampa della nota di credito.

Domande Specifiche

Per cancellare un sottoconto premere il pulsante “Modifica Singola” dal “Rack Giornaliero”, identificato con la lettera “E” (oppure selezionare: Bureau->Prenotazioni->Modifica->Singola). Si aprirà la seguente maschera, suddivisa in 2 tabelle (prenotati e alloggiati) dalle quali potremo ricercare il sottoconto, rappresentato dall’icona con faccina doppia, e cancellarlo tramite l’apposito pulsante [Cancella].

sottoconto hotel2000

Per inserire un nuovo sottoconto in una prenotazione premere il pulsante destro del mouse sulla prenotazione interessata e scegliere la funzione “Nuovo Sottoconto”. Verrà mostrata la seguente maschera dove dovranno essere compilati i campi obbligatori, come se fosse una normale prenotazione, ricordandosi che le date di arrivo e partenza del sottoconto dovranno sempre essere incluse nelle date di arrivo e partenza della prenotazione principale e che il sottoconto fa sempre presenza.

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